簡単3ステップ。WordPressのお問合せフォームに入力してもらった内容をgoogleスプレッドシートに自動転記させて、その通知を個人メールで受け取る方法

お客様からのお問合せを自動通知・自動記録できたら、webサイト経由での問い合わせ対応が非常に便利になります。

わずか3ステップで、15分程度で設定ができるので、これを利用しない手はありません。

記事概略

  1. お問合せフォームをWordPressに設置する
  2. お問合せがある都度、自分の個人メールに通知が行くように設定する
  3. お客様から頂いたお問い合わせ内容はgoogleスプレッドシートに自動転記される

という一連の流れを自動化する設定を紹介します。

用意するもの

個人メールアドレス(gmail等でOKです)

googleアカウント(googleスプレッドシートを使用します)

以上を事前に用意しておいてください。

 

1.問い合わせフォームの設置

問い合わせフォームは、WordPressの定番プラグインである「Contact Form7」を用います。

こちらから、プラグインをダウンロードします。

https://wordpress.org/plugins/contact-form-7/

 

WordPressのダッシュボードより、プラグイン→新規追加→プラグインのアップロード と順に進み、導入します。

 

プラグインの導入が完了すると、ダッシュボードのサイドバーに「お問い合わせ」という項目が追加されます。

新規作成→お問合せフォームの名前を任意で入力→(ひとまず初期設定のまま)→登録

と進むと、ショートコードが生成されるので、このコードを任意のお問合せページにコピペします。

すると、枠内のようなお問合せフォームが出来上がります。

2.自動通知の設定

「メール」タブにて、お客様からの問い合わせが送信された際の、通知の受け取り方を設定します。

枠内を任意のメールアドレス、題名に書き換えて登録してください。

私は、個人メールあてに通知が来るようにしています。

問い合わせフォームが複数ある場合は、それぞれどちらの問い合わせフォームから送られたのかが分かるようにすると良いでしょう

 

以上で、問い合わせフォームの設置は完了となります。

問い合わせが少ない場合はこのままでもOKなのですが、お問合せいただいた内容が自動でスプレッドシートに転記されると後々非常に便利なので、次のステップに進みます。

3.googleスプレッドシートに自動転記する方法

Contact Form 7 から Google Drive のスプレッドシートに書き込むプラグイン Contact Form 7 to SpreadSheet

上記の通りに設定してください。

 

googleドライブにフォルダを作成→スプレッドシートを新規作成します。

手順のとおり行うと、お問い合わせフォームから送信された瞬間に自動でスプレッドシートに転記されるようになりました。

チェック項目

実際に公開する前に、以下のチェック項目を用いて動作の確認をしてください。

  • 全ての問い合わせフォームにテスト(ダミー)で自ら問い合わせメッセージを送る。
  • 可能であれば、他の協力者からテスト(ダミー)で問い合わせメッセージを送ってもらう。
  • スプレッドシートに自動転記されるか確認する(エクセル等とは違って、スプレッドシートを開きっぱなしでもリアルタイムで確認できます)
  • 個人メールに通知がくるか確認する

応用編

通知を受けるメールアドレスと、リスト化してくれるスプレッドシートは、自分のアカウントのものでなくても構いません。

組織でwebページを運営されている場合は、web担当者宛のメールアドレスに通知が行くように設定したり、グループ共有のスプレッドシートに転記されるように適宜設定を変更することが可能です。

 

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