ひとり社長の情報発信をフルサポート
思考の整理、企画・戦略提案、制作支援。欲しい部分をピンポイントに。
3.仕事効率化

1年間で売上8倍になったpaypal自動返信システムの導入事例を紹介します(ノーコード、zapier、PayPal、convertkit、teachable)

こんにちは中村です。

今回は、普段あまりお見せする機会の少ない、私の仕事の裏側をご紹介したいと思います。

ここ1-2年のお仕事の中で、最もチャレンジングでお客様に対しても良いインパクトの大きかったお仕事になります。

お話を伺ったお相手は、三重県を拠点にしつつ、オンラインで全国にポイ活を普及する、合同会社インティプレイス代表の原のり子先生です。

お手伝いしたお仕事の概要

中村のメインのお仕事はワードプレスや動画の制作、発信に関する戦略のアドバイスなのですが、今回はちょっと変わった内容でした。

インティプレイス様へは、オンラインでのサービス販売の自動化・仕組み化をお手伝いさせていただきました。主要なトピックを挙げると以下のようなものです。

こんなことをお手伝いしました
  • ペイパル決済後の連絡を自動化し、手作業が大幅削減
  • 支払い漏れの自動チェック機能を追加し手作業を大幅削減
  • 参加ユーザーの導入学習を自動化
  • 1年の間に売上は8倍にUP、法人化もされ現在はスタッフ7名。
  • 1600名が在籍するオンラインコミュニティに拡大。日本全国どこにいてもオンラインでもリアルでも楽しめるプラットフォームの構築に成功


システム構成イメージ

ちょっとこれだけで既に情報量が多いのですが、それぞれ1つずつ解説していきたいと思います。

*なお、掲載している情報はいずれもインタビュー時点(2021年12月)のものです。最新の状況とは異なる場合があるので、予めご了承ください。

ペイパル決済完了後のメール案内を自動化

このお仕事のココが凄い!
  • 手動で行っていた決済後の顧客宛メール送信作業を完全自動化
  • 手作業のボトルネックが解消され、受注件数が8倍にアップ
具体的に何をどうしたのか?
  • 電子コンテンツの販売を行っている事業者さんで、ペイパルを決済ツールとして使われている方は多いと思います。
  • ペイパルのシステムの都合上、決済が完了する都度購入者にお礼メールや案内メールを送る作業は多くの場合は手動で1件ずつ送付しているかと思います。
  • この際、「決済が済んだらなるべく早くメールを送らないといけない」「あて名を間違えてはいけない」など気を揉むことが多いのですが、「zapier」というツールを使って、購入後のメール送信を自動化しました。

中村(以下黒字):まず最初にご依頼いただいたことは「PayPal決済ユーザーへの案内メール送信の自動化」だったわけですが、原さんは具体的にどんなことに困っていたんでしょうか?

原さん(以下青字)当時は私一人で全ての業務を行っており、全て人力でやっていたので、「1度のキャンペーン期間中に処理できる注文数に上限があった」というのが大きかったと思います。

ペイパルからの支払い通知があると、その都度買い手にメールを手動で送らないといけない…

有料のオンラインサロンの募集を3日間行っていたんですが、手作業だとせいぜい捌けて100件ぐらいが受注の上限だったのではないでしょうか。

申し込みフォーム登録者と決済完了者を付き合わせて、決済完了した人にメールを送って・・・という作業はやった人ならわかると思うんですが、とても大変なんです。

私も過去に何度か経験したことありますが、1日数十件やるだけでも嫌になります(笑)

しんどいですよね。当然名前は間違えちゃダメ、入金したかどうかをちゃんとチェックしないといけない。入金が済んだ人にだけ、個別に詳細メールを送る・・・と、一連の作業が全て手作業なので、販売期間中は目が離せません。

23時までパソコン画面に張り付いて、寝て起きて翌日8時から同じ作業を繰り返していました。販売受付期間は3日間だけだったとはいえ、前後の手続きを含めると結局1週間ぐらいは貼り付いていたと思います。

その間、当然他の仕事はできませんから、家族の食事を作ったり掃除や洗濯をしたりといった家事が手つかずになっちゃうんです。

そっちにしわ寄せが行くんですね。家族のご負担も大きくなると仕事とプライベートのバランスも崩れてきそうです。

今回のPayPal決裁者への案内メール自動化により、どのぐらい負担が軽くなったんでしょうか?

体感で1/5ぐらいだと思います。


zapierというアプリを使い、PayPalとGmailを連携

今までは起きている時間のほとんどがパソコンの前に張り付いていたわけですが、それが「時々パソコンをチェックする」ぐらいの感覚になったわけですから、気持ち的にすごく楽です。

「上手く支払えませんでした」とか、「銀行振込でお願いしたい」といったイレギュラーな対応だけをカバーすれば良くなった感じです。

すると、注文を受けられるキャパシティが広がったと思うのですが、どのぐらい売上が伸びたんでしょうか?

このフローを自動化しただけで一気に2倍になりました。それも全部私一人のワンオペです(笑)

すごいですね!

*ちなみに、本機能の解説動画はUdemyで販売しています。

非エンジニアでもできる!PayPal決済後の自動返信メールをZapierを使ってGmailから自動送信する方法

広告運用・コミュニティサポートスタッフが増え、規模が拡大

このお仕事のココが凄い!
  • コミュニティの参加ユーザー数が1000名を越す規模になり、決済、学習、コミュニティ運営、メール配信など、一連のシステム全体の最適化を図ることに
  • 検討の末、複数のツールを連動させて1600名のユーザー数に耐えうるコミュニティ運営システムが完成

そこからしばらくの間はお手伝いすることはあまりなく、PayPalとzapier、Gmailを組み合わせたシステムで運用していたと思うのですが、その間原さんの事業はどんな成長を遂げたんでしょうか?

私自身の自由な時間が増えたので、オンラインサロンの運営面と集客方法の改善に手を付けることができました。

見えやすいところで言うと、Instagram広告を使ってユーザー(リスト)獲得に挑戦したことしょうか。

原さんのポイ活インスタ

2021年の4~6月の段階では手探りで運用していたため広告費もそれほどかけていませんでした。確か2週間で5万円ぐらいだったと思います。

その後の7月のオンラインサロン募集の際は、「これで溜まったリストの何人が申し込んでくれるだろう?」と、実はドキドキしていました。これだけ広告費をかけたのに申し込む人が少なかったらどうしよう・・・と賭けのような気分で。

結果、蓋を開けてみたらインスタ広告から獲得したリストだけでも100名のお申込みをいただけたんです。なので「これはもっと行ける!」という手応えを感じたので、そこから広告に思いきりアクセルをかけて行きました。

私はこの時期、広告運用初期の段階でバナー制作をちょこっとお手伝いしただけですが、バトンタッチしてくださったSNS運用スタッフさんの手腕がすごいですよね。発信内容を検証しながら反応の良い投稿を見極めていくコツコツとした作業の賜物だと思います。

広告予算を増やすとその分リーチも増え、フォロワー数・リスト数とも増えますから、当然次回のオンラインサロン募集の際はもっと沢山のお客様が申し込まれるはずです。

「次の申し込みは600名ぐらいのお申込みはあるだろう」と読めたので、そうなるとこちらとしても体制を整えておかないといけません。

そこからオンラインサロンのプラットフォームを改善してくれそうな業者さんに相談したり、色々と紆余曲折があって、再び中村さんにたどり着きました(笑)

募集開始日の確か1か月前ぐらいだったような・・・めちゃくちゃショートな依頼でしたね(笑)


最後の砦?

1000名規模のユーザー数に対応するオンラインサロンのプラットフォームって何だろう?とスタッフも交えて模索したんですが、結果、一つのシステムでコミュニティ機能や学習機能全てを賄うのは開発コストも大きく断念したんです。

そうなると、「既存のプラットフォームの組み合わせで何とかするしかない!」となり、

  • ユーザとのコミュニティ機能はdiscord
  • 教育・学習機能はteachable
  • メルマガはconvertkitとオートビズ
  • 決済はPayPal(+zapier+Gmail)

という構成でやってみますか!となったんですよね。


全体概要イメージ


中村が以前から目を付けていた海外の教育・学習プラットフォーム(teachable)や、メール配信システム(convertkit)がここでようやく本領発揮となったわけで、本当に嬉しい限りです。

discordというのは主にゲーム好きなユーザー同士の交流に使われるケースが多いようですが、このツールをチョイスされたスタッフさんの目の付け所もさすがですね。

国内のオンラインサロンはFacebookやslackを使っている人が多いようですが、discordの便利さを知るともう戻れません。しかもこれ、無料で使えるんですからすごいですよね。

で、これらのシステムをどう連携させるかが新たな課題ということで、、、

その頃の一番大きな問題点としては、「コミュニティ(discord)に入ってくる前に、楽マジポイ活の基本的な知識をしっかりと学んできてほしい」ということだったんです。

システムの自動化により、ずいぶん楽になったんですが、今度はユーザーの知識・学習レベルの「質」を担保したかったんです。

基本的なお勉強が終わっていないのに、コミュニティで遊びだすユーザーが多くて・・・

真面目なお勉強よりそっちの方が楽しそうなので気持ちは分かります(笑)

そこでteachableがいい仕事をしてくれました。

ユーザーの基礎学習を徹底させるteachable

このお仕事のココが凄い!
  • ユーザーへの導入学習として、オンライン学習プラットフォーム「teachable」を導入
  • インターフェースを日本語化し、ITや英語が得意でないユーザーにも優しい見た目に
  • ステップバイステップで学んだ人だけがコミュニティに参加できるよう、学び方もカスタマイズ(見てほしい動画を飛ばさないように)

teachableの学習画面


今までだったら、「まずはお勉強を終わらせてからですよ」と注意はしてたんですが、あくまでもユーザーさんの自主性に任せていました。でもやっぱり他のお部屋が盛り上がっているとそこで遊んじゃうわけですよ。

それで何が問題かというと、「それ最初の動画で説明してるでしょ!?ちゃんと見てますか?」と言いたくなるような初歩的な質問がものすごく多く寄せられてたんです。

実はteachableの機能がここに関して素晴らしかったんですよね。

そうなんです。まず作りがシンプルで、講座を作る側、ユーザー両方にとって分かりやすい見た目になっています。ブロックエディタのようになっているので、教材の順序を入れ替えたり、追加や削除も簡単です。

カリキュラムの作成・編集画面

また驚きなのが、学習の進捗管理や、各章にクイズを設置してそれをクリアしないと先に進めないような設定にもできるということ。

「あなたちゃんと動画見てないでしょ!?」という問題がここで解消したわけですね。

しかも動画は9割視聴しないと視聴したことにならない(次に進めない)とか、動画の早送り禁止機能があったり・・・。これはとても助かっています。

「しっかり学んでほしい」という提供側の思惑にちゃんと手が届くような作りができて、おかげでしっかり学んだ人しかコミュニティ(discord)に参加できないので、ユーザーの質が担保されています。

各章ごとにクイズを設置することも可能

おかげでユーザーさんとしても心構えが変わり、学ぶ意欲が高い人が非常に多くなりました。また「それ最初に言ってるのに、さてはちゃんと見てないな・・・」というような初歩的な質問が大幅に減りました。感覚値としては 8 割ぐらいは減ったと思います。

新規のメンバーさんはその動画やクイズに正解しないとコミュニティに入れませんから当然知識レベルは上がります。また、既存メンバーさんにとっても、改めての学び直しの機会になりすごく喜ばれています。

今までは手作り感があって、結構ユルさが際立っていたオンラインサロンだったんですが、今回を機に、ビシッと締めるところは締める、学びの場になりました。

どこに出しても恥ずかしくない学習システムができた気がします。

動画コンテンツだけでなく、テキストデータやPDF、パワーポイントファイルなど、耳が不自由な方でも学べるように、色んな媒体を集約できたのも大きいですね。

これだけユーザー数が多くなると、目でも耳でも学べたり、動画でも文字でも学べたりと、色んな提供の仕方が必要になります。

メニューを一通り日本語化しているとはいえ、英語圏のプラットフォーム特有のクセがあるので心配していたのですが、ユーザーさんは付いてこれているでしょうか?

導入の初期は多少の混乱はありましたが、今は何の問題も無く皆さん普通に使っています。

決済漏れチェック機能について

このお仕事のココが凄い!
  • メール配信システムconvertkitの分岐機能を活用して決済がまだ済んでいない人に催促メールを送るフローを追加
  • 催促にも関わらず決済をしなかったユーザーはブラックリスト入りさせるなど、ステータスの識別を自動化

後は少し細かなところなんですが、メール配信システム(convertkit)の真骨頂ともいえる、タグによるユーザー分類や、シナリオの分岐機能などについても伺いたいと思います。

国産のメルマガスタンドですとなかなか実装が難しいのですが、今回、convertkitの機能を活用して「申込みフォームに登録したけど支払いがまだ済んでいない人あてに催促メールを送る」という機能も試験的に追加してみました。

決済済みか否かを判断する分岐機能


催促専用のステップメール

この決済漏れチェック機能は役立っていますか?

これもすごく楽になりました。従来だったら、やはりパソコンに張り付いて一人一人見張るわけですよ。「この人支払いしないまま2日経ってる!」とか、対応できない時は 5 日ぐらい経ってから「キャンセルになりますよ」というメールを送ったり。

今まではこれらを手動でやってたんですが、そのモヤモヤ感を気にしなくてもいいのはすごく大きいです。細かなイレギュラー対応はありますがそれは少数派なので許容範囲。募集から 1 ヶ月ぐらい経った後、「さて、最終的に何人が申し込んで、何人が支払い完了まで進んだのかな?」とチェックすればいいので、申し込み期間中のストレスを感じる時間がすごく減りました。

催促メールが届いたユーザーさんはどんな反応をする方が多いんでしょうか?

「今仕事で忙しくて支払えてないんです」「ちょっと待っていただけますか?」といったように、きちんと連絡をくれる人が増えました。

それは嬉しいですね。

convertkitの使い勝手そのものはいかがでしょうか?こちらも海外のメルマガスタンドなので、国産のスタンドと違ってずいぶん勝手が違うと思うのですが。

英語圏のツールなので最初は抵抗がありましたけど、慣れればなんとかなりますね。

言葉の壁を差し引いてでも私が魅力的に感じたのは、タグ付けによるユーザーの分類機能や、シナリオ分岐の作りやすさです。もちろん、お客様に送るメールはちゃんと日本語で届きます。

現状だと、楽マジオンラインサロンの本会員、有料メール講座会員、無料メール講座会員の3つの分類でざっくり分けています。

ユーザーを識別する画期的なタグ機能


特定のタグが貼られたら、自動でステップメールを流すフローの例


例えば、無料メール講座(ステップメール)の何通目かで「子育てママさんの感想」、「 2人暮らしの感想」、「北海道や沖縄などに住んでいる人」どの人の感想が聞きたいですか?と読者さんにクリックしていただければ、その人に合わせたメールが次から届けられると!

それぞれのステップメールと、分類するためのタグをしっかり管理すれば、簡単に作れてしまいますね。

メール文中のリンクをクリックした人に、特定のタグを自動で貼る機能の例


そうすると、開封率や私たちとの親密性(エンゲージメント)も上がるし、結果としてオンラインサロン募集時の購入率も上がると思うんです。

一連の受け皿が整ったおかげで、国産メルマガスタンド時代に集めてきたリストもいろんな切り口でリフレッシュができると思います。より今の私たちの価値観に共感していただける方に楽しんでいただきたいです。

事業が拡大したことによる、今後の楽しい展望は?

単に業績が上がっただけでなく、仕事の楽しさややりがいはどのぐらい向上しましたか?

私自身の時間の余裕が生まれたことによって、新しいアイディアを実現するために動ける時間が取れるようになりました。また、スタッフさんが増えたことによって、アイデアの数が掛け算に。やりたいことがどんどん溢れてきますし、それを実行に移せるお金と時間の余裕があるのは大きいです。

スタッフさんにも「この人はこれが得意」という専門分野に特化してお仕事を依頼しているので、任せておける安心感もあります。

普段はフルリモートで活動するスタッフさんたちの社員研修を中村の住む大野市で開催していただきました。


今後の抱負を教えてください。

向こう2年で有料会員さん1万人を目指して動いています。この規模になると、一般人が作るオンラインサロンで日本一になれるんですよね。

私自身、三重県の片田舎に住む普通の主婦です。テレビにも出たことはありませんし、本も出版していません。そんな人が日本一を目指せるのは夢があります。

日本一のオンラインサロンの裏側を支えることができるのも、やりがいがあります。

サービス面では、退会率を減らして継続率を上げること。長く居続けるほど楽しくてお得を感じてもらえるような息の長いサロンにしていきたいですね。

あとはこのオンラインサロンで育てたコミュニティの輪を上手く活用して全国各地にいる会員さんとの交流を深めていきたいです。

現在、全都道府県に最低でも5人のメンバーさんがいらっしゃるので、現地のメンバーさんに会いに行く企画、、、ご当地のおいしいご飯を皆で食べたり、リアルで情報交換をしたりと。

普通の旅行だったらチョイスしないような場所も「メンバーさんが居るからその地を訪ねたい」というのは大きなモチベーションになります。

社員研修で大野を訪問された皆様

私が住む福井県大野市にも来ていただけましたしね(笑)

はい。お水と食べ物がとってもおいしいです(笑)

今まで知ることの無かった、日本中の良い宿や美味しい食べ物、素敵な人を知れて、繋がりもより深くなる。その様子をサロン内で発信することで、他のメンバーさんもその地を訪ねてくれる。「今度○○に旅行に行くんですけど、いいお店紹介してもらえませんか?」と聞けば、現地の通な情報がすぐに得られるイメージです。

規模が大きくなるほど、楽しさが深まる仕組みですね。

入り口はポイ活なんですが、全国に同じ価値観で繋がるネットワークが出来ているので、もう楽しみしかありません。そんな風に素敵な体験と経済が循環していくサロンを目指しています。

自動化の過程での苦難や失敗の道のり…

あとは最後に、中村自身もシステム化が専門分野ではないので、自動化の過程で色んな失敗談もありました。そこも正直に語っておきたいと思います(笑)

そうですね(笑)

2021年10月の募集キャンペーンの時は特に800名規模の申し込みを一気に処理したので、色々ありました。

  • zapierの容量がオーバーしていて、自動返信メールが行かなかった問題
  • teachableが大量の処理に追い付かなくて、ユーザー登録に時間がかかった問題
  • 決済漏れチェックフローで、一度未払い判定されると毎日催促メールが届いてしまう問題

などなど。その節はご迷惑をおかけし申し訳ありませんでしたm(__)m

お互い出張の移動の最中で、スマホの小さい画面を見ながらトラブルに対処しましたね。確か広島あたりですれ違ったんじゃないでしょうか?(笑)

中村は高速道路で広島に行く途中で、原さんは新幹線で福岡から三重に帰ってくる途中で(笑)

ちょうどこのサービスエリアから出た直後ぐらいにトラブル発生

そうそう。それも今となっては必要な経験だったと思います。無いに越したことは無いのですが、おかげで私やスタッフ含め経験値も上がりました。

そういっていただけるとありがたいです。私もシステム屋ではないので、完璧なシステム開発・運用を専門としているわけではありません。

どちらかと言えば「こういうツールを組み合わせたら今より5倍ぐらいは楽になると思いますが、挑戦してみますか?」というスタンスなので、試行錯誤やトライアンドエラーを楽しめることが前提でお付き合いいただける方じゃないと中村とは合わないと思います。


はじめての処理なのでトラブルも沢山ありました。

そうですね。キチッとやりたい人はお互い精神的に苦しくなるので中村さんとは合わないと思います。

中村さんの雰囲気やゆるいスタイルが苦にならない人で、とにかく手作業が多く苦労している方、潜在需要は多いのに手作業がボトルネックでスケールできていない方はピッタリだと思います。

ありがとうございます。

この1年半ほどを振り返ると、とにかく大きな変化がありました。

  • 時間:申し込み開始からの1週間の張り付きが無くなった×年4回
  • コスト:もともとコスト負担はさほどなかったので変わらず
  • 売上:8倍になり、スタッフ大幅増
  • やりがい:アイディアはどんどん沸くし、やりたいことを形にして行けている

という感じですね。改めて見るとすごいですね。

これからまだまだ伸びていくステージだと思うので、日々忙しいですがとても充実していて楽しいです。本当に今回お世話になりました。

こちらこそ、ありがとうございました。

自動化、仕組み化にご興味がある方はお気軽にお問い合わせください。

本記事で紹介したような、

  • PayPal決済後のメールを自動返信したい
  • メール配信システムconvertkitの導入を試してみたい
  • 教育・学習プラットフォームteachableの導入を試してみたい

等、自動化・仕組み化に興味がある方はこちらからお問合せください!

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